Turvallisuusasiakirjan laatiminen on matkailuyrittäjän velvollisuus. Turvallisuus ei ole matkailuyritykselle vain turvalliuus – ja imagokysymys vaan myö kilpailuetu. Jatkossa kansainväliset matkanjärjestäjät saattavat edellyttää turvallisuusasiakirjan olemassaoloa. Turvallisuusasiakirja kannattaa laatia ja pitää se ajan tasalla.

Kuusamossa matkailualan toimijoille järjestettiin luontoperusteisten ohjelmapalvelujen turvallisuuskoulutus. Kouluttajana toimi kokenut alueen eräoppaiden kouluttaja Eki Karjalainen. Saimme hyviä eväitä turvallisuusasiakirjojen laatimiseen, ja ennen kaikkea koulutus oli hyvä muistutus siitä, että asiakirjojen ja suunnitelmien tulee olla ajan tasalla. Vaikka keskityimme enimmäkseen karhu- ja maisemakuvauksen riskitekijöihin, sain paljon eväitä oman yritykseni turvallisuuden edistämiseen.

Omalle yritykselleni olen laatinut jo aikaisemmin suppean, mutta kuitenkin riittävän laajan turvallisuusasiakirjan. Jokaiselle retkelle laadin erikseen reitti-, liikuntalaji- ja retkikohdekohtaisen turvallisuus- ja riskikartoituksen. Moneen luonnossa liikkumisen lajiin liittyy lajeille yhteisiä riskejä, mutta alan mukaan riskit ja turvallisuusmääräykset vaihtelevat. Riskit ja varusteet ovat toki hyvin erilaiset, jos järjestää esimerkiksi jääkiipeilyä tai Metsämieli -kursseja.

Olen selvästi ollut oikeilla jäljillä turvallisuusasiakirjaa laatiessani, koska samoja asioita ja ohjeita kävimme läpi koulutuksessa, ja ne löytyvät myös Tukesin sivuilta.

Turvallisuusasiakirjan sisältö

Näitä asioita olen kirjannut laatimaani turvallisuusasiakirjaan:

  • Toiminnan kuvaus
  • Turvallisuudesta vastaavat henkilöt ja muut henkilöresurssit
  • Asiakkaat ja ryhmät
  • Yhteistyökumppanit
  • Pääasialliset kohteet ja reitit
  • Käytettävä kalusto, välineet ja varusteet
  • Riskianalyysi ja riskien välttäminen
  • Onnettomuus- ja hätätilanteet
  • Toimintaohje riski- tai onnettomuustilanteessa
  • Onnettomuus ja läheltä piti -tilanteiden kirjaamiskäytäntö
  • Vakuutukset
  • Vuokra- ja muut sopimukset
  • Tiedottaminen
  • Esimerkki turvallisuussuunnitelmasta ja riskikartoituksesta (kajakkiretki)

Turvallisuusasiakirjan päivittäminen tulee tehdä säännöllisesti

Näitä asioita tulee kirjata matkan varrella, jotta asiakirja pysyy ajan tasalla:

  • Mitä tapaturmia, onnettomuuksia tai läheltä piti –tilanteita on tapahtunut? Miten niitä voidaan ennaltaehkäistä?
  • Muuttuuko tai onko turvallisuustilanne muuttunut?
  • Miten palvelu, suorituspaikat, laitteet tai henkilöstö ovat muuttuneet tai muuttumassa?
  • Millaisia muutoksia asiakaskunnassa tai toimintaympäristössä on tapahtunut tai tapahtumassa?
  • Ovatko tiedot vaaroista ajan tasalla?
  • Mitä toimenpiteitä vaarojen poistamiseksi on toteutettu?
  • Ovatko asiakkaille ja työntekijöille annettavat ohjeet, opasteet, välineet ja varoitukset ajan tasalla?
  • Mitä ovat tärkeimmät toimenpiteet turvallisuuden parantamiseksi?
  • Kaikista uusista kohteista ja reiteistä turvallisuus- ja riskikartoitukset

Turvallisuus- ja riskikartoitus, malli

Koulutuksessa saimme hyvän turvallisuus- ja riskikartoituksen mallipohjan, joka on selkeästi parempi kuin itse tähän asti käyttämäni. Voit ladata sen alla olevasta linkistä:

Turvallisuusasiakirjan laatiminen ei ole vain imagokysymys, vaan tärkeä osa turvallisuutta

Turvallisuus ei ole vain imagokysymys vaan se on myös kilpailuetu, koska jatkossa kansainväliset matkanjärjestäjät saattavat edellyttää turvallisuusasiakirjan olemassaoloa. Turvallisuusasiakirjan laatiminen on matkailuyrittäjän velvollisuus.

Turvallisuus- ja kemikaalivirasto TUKES antaa ohjeita

Monesti viranomaisia pidetään kyttääjinä ja sakottajina, mutta niin kouluttajamme Erkki Karjalaisen kuin monen koulutuksen osallistujankin mukaan Tukesin toimintatavat ovat ohjaavia ja neuvovia.

”Minulle Tukesin käynnistä jäi myönteinen ja helposti lähestyttävä mielikuva. He ilmoittivat tulostaan etukäteen ja paikan päällä he eivät suinkaan olleet kyttäämässä, vaan auttamassa ja valistamassa. Tukes haluaa selvästikin olla edistämässä turvallisuutta ja auttamassa alan toimijoita,” vakuutti eräs koulutuksen osallistuja.

Tukesin ohjeet turvallisuusasiakirjan laatimiseen

Tukesin sivuilta voi lukea lisää ohjeita: https://tukes.fi/tuotteet-ja-palvelut/kuluttajille-tarjottavat-palvelut/palveluntarjoajan-velvollisuudet/turvallisuusasiakirja

Turvallisuusasiakirja on palveluntarjoajan kirjallinen kuvaus siitä, miten palvelun turvallisuus on järjestetty. Turvallisuusasiakirjassa kuvataan palveluun liittyvät vaarat ja toimenpiteet riskien hallitsemiseksi ja hätätilanteisiin varautumiseksi.

Turvallisuusasiakirja kokoaa yhteen palveluun liittyvät turvallisuusasiat ja auttaa palveluntarjoajaa turvallisuuden jatkuvassa parantamisessa. Turvallisuusasiakirja on ensisijaisesti palveluntarjoajan oma työkalu – ei viranomaisia varten tehty dokumentti. Turvallisuusasiakirja pitää toimittaa Tukesiin vain, jos Tukes sitä erikseen pyytää.

Koillismaalla koulutetaan yrittäjiä turvallisuusasioihin

Kirjoitin Koillissanomiin artikkelin Kuusamon alueen matkailupalvelujen turvallisuudesta. Sen pääset lukemaan tästä. Koillismaalla turvallisuusasioiden kerrotan olevan käytännön tasolla kunnossa ja asiakas voi turvallisin mielin lähteä opastetulle retkelle. Puutteita on lähinnä asiakirjojen laadinnassa.

Matkailuyrittäjä, muistathan laatia turvallisuusasiakirjan ja pitää sen ajan tasalla!